私が以前に勤めていた会社では、北海道内に複数の事業所があり、会議となれば遠く離れた事業所から本社まで参加メンバーが集まりました。真冬には猛吹雪の中を車で何時間も運転して出向くこともあり、まさに命がけの会議でした。
それが今や、Web会議という便利なサービスを利用できる時代です。インターネット回線とパソコン、あるいはスマートフォンなどがあれば、場所を選ばすどこからでも参加することができます。無料で利用できるサービスも数多くあります。
プライムネットでは社員同士の情報共有やコニュニケーションに、クラウド型のグループウェアを活用しています。そのため会議の数は全社で週に数回程度と、一般的な会社と比べて少ない方だと思います。参加メンバーが札幌本社以外の事業所や出張中の社員が含まれているときはWeb会議で開催します。会話だけでなく資料の共有もできるほか、会議を録画して参加メンバー以外に議事を共有することもできます。何より参加メンバー間のスケジュール調整が楽になりました。
先日、私が東京に出張した際、新千歳から羽田に向かう飛行機の中は、平日だったこともあり乗客の８割ほどがビジネスマンのようでした。恐らくその多くが会議や商談のために移動していたのでしょう。「一年間に世界中で費やされる移動にかかる時間と経費は、いったいどれほどだろうか」と考えてしまいました。
ここ最近、新しいサービスの売り込みを、ＳＮＳやウェブサイト上で行う会社が多くなってきましたが、商品の説明やヒアリングをWeb会議で行うケースも増えてきました。私自身もこの半年ほどで数社からWeb会議による商談を求められ、それに応じました。直接面会するのが今までは当たり前だったので、ある種の違和感はありますが、商談の目的は果たせていると思います。
パソコンのモニターや会議用テレビも大型化し、カメラも高性能になりました。まもなく次世代通信規格である5Gも普及します。それによってリアルに近い会議ができるようになるので、Web会議の活用機会が更に広がってくるでしょう。移動の時間やコストを省くだけでなく、今まで以上にコニュニケーションの頻度を高めていく、という側面でも期待ができます。