おそろいのファッションのことではありません。グループウェアとは、組織内でのスムーズな情報共有やコミュニケーションを実現し、効率的に業務を遂行するためのソフトウェアです。プライムネットでは２０１６年にグループウェアを導入し、現在ではこの仕組みを使って業務の大半を運用しています。２０１９年には新型コロナへの対応をきっかけに、社員のテレワーク率が９割になりました。そのため対面での社内コミュニケーションは基本的にありません。報告も連絡も相談も、情報共有やスケジュール管理も、大半をグループウェア上で行っています。
最近ではチャットの使用機会がかなり多くなりました。ビデオ会議システムも使わない日がありません。会議や面談、ちょっとした相談、雑談にも使っています。
私はいま週に３日ほど、自宅でテレワークをしています。勤務時間の大半は書類の作成、グループウェア上での情報のやり取り、メール、チャットです。あまりに静かなので、家族は時々僕が自宅にいることを忘れていたりします。
何年か前に、ある企業の本社オフィスを見学させていただいたことがあります。ワンフロアーに５００人くらいが働いていたのですが、不気味なほどシーンと静まり返っていました。一見、活気がないようにも見えるのですが、実はそうではありません。社員が皆それぞれの仕事に集中していました。その会社は今も順調に成長を遂げています。
昭和のテレビドラマに出てくる活気のある会社とは、ひっきりなしに電話が鳴り、事務所のあちこちで社員同士が大声て話し合っている、そんなイメージでした。現代では、仕事がスムーズに行っている職場ほど静かだと言われます。コニュニケーションが仕組み化され、無駄がないからです。
いまつくづく思うのは、最も効率が悪い社内コミュニケーションの手段は電話だと思います。次に非効率なのがメールです。グループウェアを導入して、コミュニケーションの改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。
プライムネットで導入したグループウェアはサイボウズ社の「サイボウズOffice」と「kintone」（キントーン）です。コミュニケーションとしての機能以外にも、業務システム（アプリ）を簡単に作成することもできて、圧倒的に生産性が高まります。もはやグループウェアなしで仕事をすることなど考えられません。
以前なら大企業しか利用できなかった高度なシステムが、いまや非常に安価に利用できるようになりました。中小企業にとっても非常に恵まれた時代になったと思います。